Każdy z nas, bez względu na to, czy stoi po stronie urzędu, czy prowadzi własny biznes, doskonale zna ten scenariusz. Wracasz zmęczony do domu, otwierasz skrzynkę pocztową, a tam czeka mały, żółty kartonik – awizo. I już wiesz, co Cię czeka. Trzeba sprawdzić godziny otwarcia placówki, postawić auto na zakorkowanym parkingu i odstać swoje w kolejce, żeby dowiedzieć się, jakie oficjalne pismo przysłał urząd.
W administracji publicznej pracuję już od 30 lat. Przez większość mojej kariery w Służbie Cywilnej wysyłanie listów poleconych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (słynne „zwrotki”) było jedynym legalnym sposobem na doręczenie decyzji. Urzędowa machina po prostu tak działała – tysiące kopert, tony papieru, koszty tonera i wieczne czekanie, aż list fizycznie dotrze do adresata.
Dziś, kierując Delegaturą Inspekcji Handlowej w Elblągu i patrząc na te procesy z perspektywy menedżera, z wielką ulgą mówię: wreszcie weszliśmy w XXI wiek. Wprowadzenie e-Doręczeń zintegrowanych z naszym systemem chmurowym EZD RP całkowicie zmieniło zasady gry. I to w rewelacyjny sposób.
Dla nas, urzędników, i dla przedsiębiorców, których kontrolujemy, e-Doręczenia to czysty zysk i ogromny komfort. Dlaczego ten system tak bardzo mnie cieszy?
Przedsiębiorca nie musi już chodzić na pocztę po odbiór decyzji administracyjnej. Dostaje powiadomienie na telefon lub maila, loguje się na swoją bezpieczną, cyfrową skrzynkę i odbiera pismo w kilka sekund. Bez kolejek, bez stresu i o dowolnej porze – nawet o północy (dot. elektronicznego doręczęnia PURDE).
W tradycyjnym modelu papierowym na sam powrót „zwrotki” do urzędu czekaliśmy czasem dwa tygodnie. Dopiero wtedy sprawa mogła byc dalej procedowana. Z e-Doręczeniami moment odebrania pisma przez stronę jest rejestrowany automatycznie, z dokładnością do sekundy. Wszystko dzieje się błyskawicznie, a postępowania z zakresu Kpa wreszcie toczą się tak szybko, jak wymaga tego nowoczesny rynek.
Tradycyjna wysyłka listów poleconych przy setkach spraw w skali roku to były ogromne kwoty z budżetu państwa. Przejście na oficjalny kanał cyfrowy drastycznie ścina te wydatki. Mniej wydajemy na znaczki, koperty i papier, a zaoszczędzone pieniądze i czas możemy przeznaczyć na realną pomoc konsumentom.
Wprowadzenie e-Doręczeń to jedna z najlepszych rzeczy, jakie spotkały polską administrację w ostatnich latach. Pokazuje, że urząd potrafi być nowoczesny, szybki i przyjazny dla człowieka. Cyfrowa rewolucja wcale nie musi być trudna – wystarczy dać ludziom narzędzia, które po prostu ułatwiają im codzienne życie i biznes.
Mariusz Piotr Mączka, MBA – urzędnik państwowy, administratywista i Dyrektor Delegatury Inspekcji Handlowej w Elblągu z blisko 30-letnim doświadczeniem w administracji publicznej. W lutym 2026 roku został uhonorowany przez Prezesa Rady Ministrów elitarną Odznaką Honorową za Zasługi dla Służby Cywilnej za wybitny wkład w rozwój administracji publicznej. W swoim autorskim cyklu felietonów „Okiem praktyka” łączy teorię akademicką z twardą rzeczywistością zarządczą, kierując się misją Pro Publico Bono.